Másolatkészítési szabályzat

I. Bevezető rendelkezések

1. A szabályzat célja

1.1. A Dr. Hock Ügyvédi Iroda (a továbbiakban: Iroda) Másolatkészítési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja az Irodához érkezett papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítására, valamint az Iroda által előállított elektronikus iratok papíralapú hiteles másolatának előállítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eüsz tv.), az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2005. (XII.29.) Kormányrendelet (a továbbiakban iratkezelési Korm.rendelet), illetve az Iroda a mindenkor hatályos Iratkezelési szabályzatának kiadásáról szóló utasítás rendelkezéseinek figyelembe vételével.

1.2. A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza az Irodához érkező – kiviteli körbe nem tartozó – papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítésének, és az Iroda által előállított elektronikus dokumentum alapján papíralapú hiteles másolat átalakításának az eljárási rendjét és műszaki feltételeit.

2. Értelmező rendelkezések

A Szabályzat vonatkozásában:

a./ papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

b./ papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény (a továbbiakban: Pp.) 323. § (1) bekezdése szerinti közokirat;

c./ hitelesítési záradék („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”): a Korm.rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;

d./ hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról a Korm.rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

e./ képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

f./ tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;

g./ másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese;

h./ metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adatok.

II. A másolatkészítés folyamata

3. A másolatkészítéssel kapcsolatos általános szabályok

3.1. Az Iroda a hozzá papíralapon érkezett és tőle papíralapon távozó (postázandó) küldeményt a 3.2. pontban foglalt kivétellel az érkeztetéskor, legkésőbb az érkezést követő munkanapon szkenneléssel hiteles elektronikus irattá alakítja át. (a továbbiakban: elektronikus hiteles másolatkészítés).

3.2. Nem digitalizálható, tehát elektronikus másolat az alábbi küldeményekről nem készíthető:

minősített iratok;
közbeszerzéssel kapcsolatos küldemények;
„saját kezű felbontásra!”, „kizárólag saját kezű felbontásra” kezelési jelzéssel ellátott iratok (lásd még: 3.3. pont)
értéklevelek;
vagyonnyilatkozatok;
tárgyakat tartalmazó küldemények;
csomag küldemények;
könyvek, tananyagok;
tájékoztatók;
meghívók, üdvözlő lapok;
100 oldalnál nagyobb lapszámú küldemények;
különleges digitalizálási eljárást igénylő küldemények;
a vélemények rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott biztonsági okmányok;
nemzetbiztonsági kérdőív, nemzetbiztonsági ellenőrzés eredményeit tartalmazó dokumentu-mok;
sikertelen kézbesítés miatt a feladónak visszaküldött küldemények;
feladóhoz visszaérkezett tértivevények;
az iratkezelési szabályzat alapján nem bontható küldemények,
a jogszabályok alapján nem iktatandó küldemények

3.3. Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról, melyek a küldemény felnyitásra vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott [pl.: „Saját kezű felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra” stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést, figyelemmel az iratkezelési Korm.rendelet 28. § és 67. §-ában foglaltakra. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.

3.4. A másolatkészítő személy a papíralapú dokumentumról a szkenner segítségével legalább 100 dpi, maximum 400 dpi felbontású, pdf formátumú állományt készít.

3.5. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

3.6. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.

3.7. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.

3.8. Amennyiben a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.

3.9. Amennyiben egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell az elektronikus másolatot elkészíteni.

3.10. A digitalizálást végző az elektronikus másolatot az Iroda által használat winchester (továbbiakban: háttértár) az érkeztetéskor létrejövő irathoz (érkeztetőszámhoz), illetve a kimenő irat esetében az iktatószámhoz csatolja, és a digitalizált másolat hitelesítése, annak felhasználása esetén az E-szignó programban, vagy a beküldő rendszer AVDH-hitelesítése által történik meg a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat alapján.

4. Papíralapú iratról készített elektronikus másolat hitelesítése (hiteles elektronikus másolat)

4.1. Elektronikus hiteles másolat az Irodába bejövő vagy onnan kimenő papíralapú iratról jogszabályi kötelezettség alapján készül.

4.2. A papíralapú eredeti irat elektronikus hiteles másolatát az Iroda winchesteren tárolja. A hitelesítési folyamat az E-szignó program használata során a hiteles másolat elkészítésében is támogatást nyújt, így az Iroda szervezeti bélyegzőjét és időbélyegét is az iratkezelő rendszeren belül helyezi el a másolaton az arra jogosult.

4.3. A papíralapú dokumentum digitalizálása során a másolatkészítő biztosítja az eredeti papíralapú dokumentum és arról készített elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden – az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett – módosítás érzékelhető legyen.

Ennek érdekében:az elektronikus másolat készítését elvégző személy elvégzi az eredeti papíralapú irat szkennelését bejövő és kimenő irat esetén is.

a./ az elektronikus másolat készítését elvégző személy elvégzi az eredeti papíralapú irat szkennelését bejövő és kimenő irat esetén is;

b./ az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy (a továbbiakban: hitelesítést végző személy), aki lehet azonos a másolatkészítővel, de lehet különálló személy is, megállapítja a papaíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését. A hitelesítést végző személyek az Iroda alkalmazottai (akik jogosultak a másolat készítésére, illetve az elektronikus másolat hitelesítésére).

c./ az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy az E-szignó szoftverben annak segítségével meghatározza a jogszabály alapján a hitelesítés alapjául és feltételéül szolgáló metaadatokat. Az E-Szignó az előre paraméterezett adatok alapján kitölti ezeket, amely tartalmazza a következő hitelesítési záradékot: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező.”

d./ Az E-szignó szoftverben az eljárási rendnek megfelelően kerül csatolásra az irat digitális másolata, és minősített hiteles elektronikus bélyegzővel kerül aláírásra, valamint időbélyeggel látja el.

4.4. A hitelesítés során az alábbi metaadatok kerülnek elhelyezésre a másolaton:

a./ a létrehozó elnevezése, a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve (rendszeradat, nem a felhasználó adja meg.)

b./ a létrehozás témája (a felhasználó határozza meg, és rögzíti)

c./ tartalmi leírása: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” hitelesítési záradék szöveges formája (minden esetben alkalmazásra kerül)

d./ a közreműködő, ahova beterjesztésre kerül a dokumentum (a felhasználó rögzíti)

e./ típus: a csatolt file formátum meghatározása (a felhasználó rögzíti)

f./ azonosító: az iktatószám feltüntetése (a felhasználó rögzíti)

g./ nyelv: „magyar” (minden esetben alkalmazásra kerül, eltérő esetben a felhasználó általi módosításnak van helye)

h./ tér-idő vonatkozás: a másolatkészítés, illetőleg az irat csatolásának időpontja (a felhasználó rögzíti) az időbélyegző pedig a tényleges elektronikus aláírás időpontjával zárolja)

i./ a hitelestés időpontja (aláíró-szoftver rendszeradata, nem a felhasználó adja meg.)

4.5. Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI.13.) Kormányrendeletben az elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevében dokumentum hitelesítésére alkalmazható elektronikus aláírással vagy bélyegzővel szemben meghatározott követelményeknek megfelelő, minősített, a másolatkészítő nevére szóló tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző, valamint a szintén elhelyezett elektronikus időbélyegző biztosítja.

5. Papíralapú iratról készített elektronikus másolat hitelesítése (hiteles elektronikus másolat) üzemzavar esetén

5.1. Üzemzavar esetén a másolatkészítési- (szkenner), illetőleg a hitelesítési (E-szignó; microsign token kezelő kártyaolvasó) tevékenységet a hiba elhárítása után azonnal kell elvégezni.

5.2. A másolat képi, tartalmi egyezőségének ellenőrzését követően az elektronikus aláírással és kiadmányozási joggal rendelkező ügyvéd jogosult a másolat elektronikus hitelesítésére.

5.3. Az iktatószámhoz történő csatolást szintén manuálisan kell elvégezni (ld.: 4.4. f.) pontja) akkor, amikor az üzemzavar elhárult.

6. Elektronikus iratról készített papíralapú másolat

6.1. Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton rögzíteni kell:

a./ az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát,

b./ kiadmányozott eredeti dokumentum esetében az eredeti kiadmányozó szerv (Dr. Hock Ügyvédi Iroda)

c./ az eredeti kiadmányozott dokumentum aláírásának időpontját (elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum esetén a bélyegzőhöz tartozó tanúsítvány szerint a bélyegző létrehozóját meghatározó adatokat),

d./ „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget,

e./ az Iroda, mint másolatkészítő szervezet nevét,

f./ a másolat hitelesítésére jogosult ügyvéd nevét és aláírását,

g./ a papíralapú másolat keltezését és

h./ a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

6.2. A másolatkészítés szabályszerűségének ellenőrzése során ellenőrizni szükséges:

a./ az irat tartalmi egyezőségét,

b./ hogy az eredeti elektronikus irat az aláírás és a másolatkészítés időpontja között megváltozott-e,

c./ továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e.

6.3. Ezt követően a papír alapú másolatot a hitelesítést végző személy hitelesíti, aki lehet azonos a másolatkészítővel, de lehet különálló személy is. (ld.: 4.3. b.) pontja).

Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

6.4. Az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor lett kiadva hiteles másolat.

7. Másolatkészítés papíralapú hiteles kiadmányról készített papíralapú hiteles másolat esetében

7.1. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton hitelesítési záradékot kell elhelyezni, mely tartalmazza:

a./ az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

b./ a hitelesítés keltét,

c./ nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d./ a hitelesítést végző személy saját kezű aláírását, és

e./ a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

7.2. Az irodában keletkezett papíralapú iratokról – amennyiben az már az irattárban található – az iratok őrzéséért felelős vezető ügyvéd jogosult hiteles papír alapú másolatot kiadni.

8. Felelősségre vonatkozó előírások

8.1. Az iroda vezető ügyvédje felelős:

a./ a másolatkészítési tevékenységhez kapcsolódó munkafolyamat megszervezéséért,

b./ ennek során egyrészről gondoskodik a szolgáltatás ellátásához kapcsolódó személyi és tárgyi feltételek megteremtéséről,

c./ másrészről – szabályozás és ellenőrzés útján – a jogszabályokban foglalt, az irodát terhelő kötelezettségek teljesítéséről.

8.2. Az iroda valamennyi érintett vezetője felelős:

a./ a másolatkészítési tevékenység koordinálásáért,

b./ az érintett munkavállalók irányításáért,

c./ a másolatkészítési tevékenység ellenőrzéséért.

8.3. A másolatkészítésért a hiteles másolatkészítésre feljogosított személyeket teljes körű munkajogi felelősség terheli.

III. Záró rendelkezések

Jelen szabályzatot az iroda honlapján – bárki számára leérhető módon – közzé kell tenni. A szabályzat és annak részét képező elektronikus hitelesítésre jogosultak körét tartalmazó lista karbantartásáért, valamint a frissítések közzétételéért az iroda vezetője a felel. A hatályon kívüli verziók 10 évig megőrzendők.